Case study: Van Maanen

WMS van Kewill ondersteunt Van Maanen bij uitbereiding warehouse-faciliteiten in Barneveld

Van Maanen
Van Maanen is in 80 jaar uitgegroeid tot een professionele logistieke dienstverlener van formaat. Met ruim 250 medewerkers, een moderne huisvesting en een groot wagenpark biedt Van Maanen een uitgebreid dienstenpakket. Zo dragen zij onder andere zorg voor de distributie in de Benelux en Europa, open vervoer en speciaal transport, internationale logistiek en warehousing.

De organisatie won in 2008 de ondernemersprijs Transport en Logistiek en heeft onlangs de titel European Transport Company of the Year 2009 gekregen. Deze prijs heeft Van Maanen te danken aan de sterke focus op het aansturen van hun organisatie met behulp van KPI-rapportages. Ook de innovatieve IT-toepassingen voor de aansturing van hun processen, zoals bijvoorbeeld het gebruik van RF-scanning in hun public warehouse, hebben hieraan bijgedragen. Hiermee is de organisatie in staat om hun planners en logistieke managers op een efficiënte manier aan te sturen.   

Uitdaging
De core business-activiteit van Van Maanen is transport. De organisatie beschouwt zichzelf in de kern als een transporteur met magazijnen. In december 2008 heeft Van Maanen desondanks hun opslagcapaciteit verder uitgebreid naar maar liefst 25.000 palletplaatsen. Met deze uitbreiding is een nieuw modern hoogbouw warehouse gerealiseerd in Barneveld. Van Maanen heeft nu de mogelijkheid om in combinatie met hun distributie in de Benelux en internationale groupage-activiteiten, het complete logistieke proces te regisseren en uit te voeren.

Dit vereiste echter ook een bredere ondersteuning op het gebied van warehouse management (WMS). Vooral na de uitbreiding van het warehouse was een gedegen systeem onmisbaar. Van Maanen wilde gebruik gaan maken van RF-scanning en er moest een onderscheid gemaakt worden tussen food en non-food (zoals bijvoorbeeld verf en high-tech-producten).   

Oplossing
Voor de aansturing van het magazijn heeft Van Maanen in 2006 het warehouse managementsysteem van Kewill aangeschaft voor een efficiënte aansturing van hun warehouse. De eerste fase van de WMS-implementatie is reeds succesvol afgerond. Dit betekent dat de basisprocessen zoals in- en uitslag en de facturatie door het WMS worden ondersteund.

Een producent van glasvezelvlies, is een van de grootste klanten van Van Maanen. Hun producten worden in rollen aangeleverd voor opslag en gebruikt als halffabricaat voor onder andere tussenwanden, vloerbedekking en plafonds. Met de specifieke wensen van Owens in gedachte heeft Van Maanen het WMS ingericht. Daarnaast hebben zij met de bouw van hun nieuwe hoogbouwmagazijn (een tweede loods) en het toenemende aantal klanten een scheiding kunnen maken in de opslag van food- en non-food-producten. Van Maanen richt zich momenteel uitsluitend op de in- en uitslag van de grotere pakketten op pallets, in grote volumes. Voor een aantal kleinere klanten helpen zij wel met het picken van orders, maar dat is redelijk beperkt.

RF-scanning
De goederen die in het magazijn arriveren kunnen middels een voorontvangst worden aangemeld, maar dat is met behulp van de RF-scanners niet altijd meer nodig. “Door de toepassingen van RF-scanning kunnen we ook met surprise in-bound goed overweg”, aldus Willem van Riesen,  directeur bij Van Maanen. “Dit betekent dat wanneer goederen binnenkomen deze reeds zijn voorzien van een scanlabel. We maken verder veelal gebruik van een zogenoemd vrij locatiesysteem, wat inhoudt dat wanneer goederen binnenkomen magazijnmedewerkers zelf kunnen bepalen waar de pallets in het warehouse worden opgeslagen.”

RF is een zeer geavanceerde en efficiënte manier om processen aan te sturen. Wanneer een vrachtwagen zich aanmeldt wordt via de RF-teminal een signaal doorgegeven zodat het magazijnpersoneel direct weet welke pallets klaargezet moeten worden voor uitslag. Dit geldt ook voor binnenkomende goederen. Door deze snelle communicatie zijn medewerkers flexibel in te zetten op pick-opdrachten en kunnen loodsmanagers hun personeel en vrachtwagens op de juiste manier aansturen. 

Van Maanen heeft in 2008 – in samenwerking met Kewill – een tussentijdse training ingepland om medewerkers beter op de leiden..“Transport en warehouse zijn mijn inziens twee totaal verschillende dingen, daarom hebben we besloten om onze medewerkers te ondersteunen met extra trainingen”, vervolgt Van Riesen. “Doordat het aantal klanten de laatste jaren behoorlijk is gestegen worden we door Kewill ondersteund bij het leveren van maatwerk voor onze klanten. Kewill helpt ons hierbij onder andere met de inrichting van de software.”

Resultaat
Sinds de bouw van het eerste magazijn in 2006 maakt Van Maanen gebruik van het WMS van Kewill. Van Maanen is enthousiast aan de slag gegaan met de bouw van het warehouse en heeft toen verschillende producten aangeschaft om processen beter te stroomlijnen. Echter, men kwam al snel tot de conclusie dat er meer bij komt kijken dan alleen het bouwen van een magazijn en het implementeren van software.  “We zijn ons ervan bewust dat het geavanceerde WMS van Kewill ruimte biedt om verder te groeien binnen de bestaande mogelijkheden met betrekking tot de werkzaamheden die we uitvoeren”, voegt Van Riesen toe. “Als we zien wat het WMS allemaal kan, zijn er nog veel mogelijkheden die we wellicht in de toekomst willen gaan benutten.”

De grootste winst die Van Maanen kan behalen ligt op het gebied van RF-scanning en het nastreven van de KPI’s. Hier hebben zij voornamelijk gestuurd op de ontwikkeling van management dashboards, die tweewekelijks de meest accurate informatie toont aan operationele medewerkers. Gegevens als welke goederen staan er opgeslagen en wat is de status van deze goederen, hoeveel pallets moeten er worden vervoerd en hoeveel vrachtwagens zijn daarvoor nodig, worden weergegeven op een dashboard. Op deze manier kan men snel informatie binnenhalen over het aantal ritten, in- en uitslag van goederen, de opbrengsten en kosten per kilometer en de hoeveelheid pallets die in een bepaalde week zijn ingeslagen. Deze dashboards maken processen beter inzichtelijk en transparanter.

Ook de implementatie van RF-scanning bleek een groot succes. Waar loodsmanagers vroeger de loods binnen moesten lopen om iedereen aan het werk te zetten, worden opdrachten nu via RF-terminals verstuurd.
“Hiermee is het dus veel eenvoudiger om processen te besturen en prioriteiten aan te geven. Daarnaast is het bijna onmogelijk om fouten te maken met het RF-systeem – tenzij het opzettelijk wordt gesaboteerd. Op deze manier is het dus ook eenvoudiger om tijdelijke arbeidskrachten of buitenlandse medewerkers in te zetten. Door het RF-systeem wordt er 100 procent kwaliteit gegarandeerd en het heeft Van Maanen uiteindelijk een behoorlijke kostenbesparing opgeleverd”, besluit Van Riesen.